TeachmeBiz

~クラウド型 簡単マニュアル作成・共有ツール~

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「業務のマニュアル化」は「人材育成」へと繋がる

  • まだ紙が中⼼の業務であるため、IT化は必須
  • 現在のオペレーションそのままをIT化するのではなく、効率化したうえで標準化したい
  • その場で判断することが多く、職⼈技をマニュアル化したいが、毎⽇の業務に追われている
  • 総務、雑務全て少人数で⾏っているため、いつでも引き継げる様にしておきたい

で「業務のマニュアル化」に着手!

TeachmeBizってどんなもの?

  • マニュアル作成から、配信、権限管理までこなす 「マニュアル専用ツール」
  • 画像、動画ベースのマニュアルを10分程度で作成、 瞬時にセキュアに共有できるサービス
  • モバイル、パソコンどちらでもOK。もちろん併用もOK

導入メリットについて

動画マニュアルのメリット

動画は、直感的で理解が早い

  • 動画は「音」「動き」「表情」など沢山の要素が持てるのが特徴です。
    「動き」を見たままに伝える力は大きく、「見る」体験によって直感的な理解・行動につながります。
  • 印刷コストの削減だけじゃなく、人的コストの削減につながる
    単純な紙の印刷コストの削減はもちろんですが、動画マニュアルの導入により、人・時間的コストの大幅削減にも繋がります
  •  閲覧時間が誰が見ても同じ
    文書マニュアルでは、読み終わる時間も理解にかかる時間も読み手によって大きく違いますが、動画マニュアルであれば、動画時間の○○分という明確な区切りがあり、一度に複数人で同一内容の情報を伝えることができることもできます。
    また「○○分で全体を見終わる」「スマートフォンで手軽に見れる」という手軽さが繰り返し視聴に繋がり、それが習熟度の向上につながります。

事例:セールス・教育マニュアル分野 ~ 宿泊施設運営 ~

【課題】
トレーニング時の習得レベルにばらつきが見られる。フロントや清掃などを分業するのではなく、1名のスタッフがマルチタスクで全ての業務を担当する形で運営するのが会社の特徴。宿泊施設の新規開業を積極的に進めていく中で、スタッフの覚えることが多いのが課題で、新規開業のたびにトレーニングで苦労をしていた。時間が限られているなかで、少しでも充実したトレーニングを行いたいが、完璧な状態までトレーニングをするにはマンツーマンの指導が必要となり、何か良い方法を模索していた。

【導入目的】
施設開業時のトレーニング効率を上げたい。

【導入効果】
安定的で高品質なトレーニングが可能に。習得レベルのばらつきも減少。5分前後の長さの、指定の順番で見ていけばそのままトレーニングができる動画マニュアルを作成。文書や静止画よりも動画の方が圧倒的に情報量が多いので、動画を利用した。

「鍵を机に置く」という動作ひとつとっても、机に置くまで鍵はどのように持っているのか、といった所作の部分も、動画ならすぐに確認できるため、より実戦的なトレーニングが可能に。これにより、トレーナーが少人数でも、安定した高品質のトレーングが実施可能になった。今までの開業施設において、客室清掃にかかる時間は、人によって3倍ほどの開きがあったが、それが1.3倍ほどにまで縮まった。

また、動画マニュアルでトレーニング内容の均質化に成功し、導入以前はトレーナーによって教える内容にばらつきがあったものが、全員が同じトレーニングを受けることが可能に。

操作メリット

誰が作っても同じ様式にできる

  • 画像を付けて説明するのが前提!画像で、あっという間に作成完了
  • 動きを説明するものは動画をつければ、細かい説明は不要
  • タブレット用の専用アプリもあるので、簡単に作成。例えば、現場でそのまま写真を撮ってコメント付けるだけでマニュアルを作成できます
画像加工も簡単

  • 矢印や補足説明など簡単に追加
  • 写真にモザイクや必要なところを際立たせる加工なども追加

その他、必要なマニュアルを探すための検索タグが付けできます。
Microsoft Officeなどパソコンの知識が必要なく、コツさえつかめば新人や年配の社員でも簡単に作成することができます。

運用メリット

クラウドで一括管理、社外でも閲覧可能!

  • クラウド一括管理だからマニュアルがどこにあるか分かるので、探す手間がなくなります。
  • マニュアルの更新など通知が出来るため、更新連絡手段の手間がなくなり管理が楽になります。
  • タブレットで見れるのですべてのマニュアルを持ち運び可能
作ったマニュアルの持続的に活用できる

  • 各マニュアルがどのくらい読まれているかを把握できます。作りっぱなしにしないために、使われるもの・役立つものを知る事はとても大事です。
  • マニュアルごとにコメントが書き込めます。作者と質問者とのやりとりは、活きたマニュアルのネタになります。
閲覧範囲をコントロールできる

  • 部ごとのグループ分けができ管理が容易にできます
  • 見せたい人に見せたいものだけを公開できます。数あるマニュアルの中から新人研修用や業務引継ぎ用などチョイスできます。

その他、1つのマニュアルの編集を共同で行うことも可能

管理側のメリット

各部署に散らばったマニュアルを本社で一括管理できる

  • 現状のマニュアルの整理ができる
  • 外部に対してIT化の宣伝ができ、他業者との差別化を図れます
  • 運用費が安い
  • 閲覧数を把握することが可能(どれが必要なマニュアルなのかわかる)
【お問合せ先】
株式会社日本工業社 TEL:03-6280-3922

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